Biuletyn Informacji Publicznej
Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska
we Wrocławiu

Procedura określająca zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych dotyczących naruszeń prawa wpływających do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska we Wrocławiu

§ 1.

Procedura określa zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych dotyczących naruszeń prawa wpływających do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska we Wrocławiu, w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

§ 2.

Ilekroć w Procedurze jest użyte wyrażenie:

1. DWIOŚ – należy przez to rozumieć Dolnośląskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska;
2. WIOŚ – należy przez to rozumieć Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska we Wrocławiu;
3. ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);
4. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez WIOŚ w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
5. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
6. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7. komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych WIOŚ, dalej jako Komisja – należy przez to rozumieć powoływaną zarządzeniem Dolnośląskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska, dalej jako DWIOŚ, grupę pracowników WIOŚ do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie danego zgłoszenia zewnętrznego, upoważnioną do rekomendowania działań następczych;
8. Koordynator – należy przez to rozumieć pracownika WIOŚ, który jest osobą upoważnioną przez DWIOŚ do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych;
9. naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy;
10. RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.);
11. RZZ – należy przez to rozumieć Rejestr Zgłoszeń Zewnętrznych;
12. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, o której mowa w art. 4 ustawy, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa,
13. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 3.

Sygnalista niebędący pracownikiem WIOŚ lub osobą wykonującą zadania na rzecz WIOŚ na podstawie stosunku innego niż stosunek pracy może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do DWIOŚ w sposób określony w niniejszej Procedurze.

§ 4.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

§ 5.

Zgłoszeń zewnętrznych do WIOŚ dokonuje się pisemnie lub ustnie.

§ 6.

1. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z możliwością wykorzystania wzoru Karty zgłoszenia, stanowiąca załącznik do Procedury.
2. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej należy kierować na adres: Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska, ul. Chełmońskiego 14, 51-630 Wrocław, z dopiskiem: „Zgłoszenie sygnalizacyjne – nie otwierać”.
3. Zgłoszenia pisemnego w postaci elektronicznej dokonuje się na adres poczty elektronicznej: sygnalista@wroclaw.wios.gov.pl.
4. Dostęp do adresu poczty elektronicznej sygnalista@wroclaw.wios.gov.pl. ma wyłącznie Koordynator, a w razie jego nieobecności osoba go zastępująca upoważniona przez DWIOŚ.

§ 7.

1. Zgłoszenie ustne może być dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej na służbowy numer telefonu Koordynatora wskazany w Biuletynie Informacji Publicznej WIOŚ.
2. Zgłoszenie ustne dokumentowane jest w formie protokołu z rozmowy, sporządzonego przez Koordynatora albo osobę zastępującą Koordynatora.
3. Na wniosek sygnalisty ustne zgłoszenie może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub protokołu ze spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, sporządzonego przez Koordynatora albo przez osobę zastępującą Koordynatora.
4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu przez jego podpisanie.

§ 8.

Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych spełniają następujące warunki:

1. są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tych organów;
2. zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
3. pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

§ 9.

1. Zgłoszenie zewnętrzne, niezależnie od sposobu jego zgłoszenia, musi zawierać co najmniej:
   1. adres sygnalisty do kontaktu; oraz
   2. opis zdarzenia lub stanu podlegającego zgłoszeniu zewnętrznemu.
2. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych Koordynator:
   1. nie informuje sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego ani o niepodjęciu działań następczych;
   2. nie przesyła sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
   3. nie wydaje sygnaliście zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;
   4. nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, o której mowa w art. 41 ustawy.
3. Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane. W przypadku wniesienia takiego zgłoszenia podlega ono rejestracji, przez Koordynatora, bez nadawania dalszego biegu. Przez zgłoszenie anonimowe rozumie się zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.

§ 10.

1. Koordynator przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Koordynator ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty, lub sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
2. Koordynator dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania WIOŚ, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. DWIOŚ rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania WIOŚ.
4. DWIOŚ przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania WIOŚ - oraz informuje o tym sygnalistę.
5. DWIOŚ odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Koordynator informuje wówczas sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
6. Jeśli DWIOŚ odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, dotyczącego informacji o naruszeniu prawa, Koordynator może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
7. DWIOŚ przekazuje, bez zbędnej zwłoki, właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
8. Koordynator może pozostawić bez rozpoznania zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy DWIOŚ odstąpił od przekazania wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.
9. Koordynator informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Fakt ten podlega odnotowaniu w RZZ wraz z uzasadnieniem.

§ 11.

1. Koordynator może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu.
2. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Koordynator odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

§ 12.

Na żądanie sygnalisty DWIOŚ, jeśli jest właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

§ 13.

1. Koordynator rejestruje wszystkie zgłoszenia zewnętrzne w Rejestrze Zgłoszeń Zewnętrznych, dalej jako RZZ.
2. RZZ przechowywany jest przez Koordynatora.
3. Koordynator prowadzi RZZ w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu i terminowości postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi oraz w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości sygnalisty oraz osób związanych z daną sprawą.
4. RZZ zawiera:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. datę dokonania zgłoszenia;
   5. informację o podjętych działaniach następczych;
   6. informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;
   7. datę zakończenia sprawy;
   8. informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy;
   9. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane.
5. Administratorem danych osobowych, zgromadzonych w RZZ, jest DWIOŚ.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w RZZ są przechowywane przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w RZZ są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 14.

1. DWIOŚ powołuje Komisję, na pisemny wniosek Koordynatora, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w związku z koniecznością rozpoznania danego zgłoszenia.
2. Powołanie komisji następuje w formie zarządzenia wewnętrznego w terminie 7 dni od otrzymania wniosku przez DWIOŚ.
3. Komisja składa się przynajmniej z 3 członków, w tym Koordynatora jako Przewodniczącego Komisji.
4. Członkowie Komisji, a także Koordynator, działają na podstawie upoważnień wydanych przez DWIOŚ, w oparciu o ustawę.
5. Członkowie Komisji podlegają wyłączeniu od udziału w jej pracach na zasadach określonych w art. 27 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeśli w toku postępowania zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej, w szczególności eksperta lub biegłego, DWIOŚ może powołać taką osobę do udziału w pracach Komisji. Powołana osoba jest zobowiązana do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie prac. Przewodniczący Komisji może wnioskować do DWIOŚ, na piśmie, o rozszerzenie składu Komisji, o osobę, której udział może mieć istotny wpływ na prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowanie rekomendacji działań naprawczych.
7. Prace Komisji powinny być zakończone nie później niż w terminie 30 dni od jej powołania.
8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, dotyczących zwłaszcza skomplikowanego charakteru zgłoszenia zewnętrznego, DWIOŚ na pisemny wniosek Przewodniczącego Komisji, może przedłużyć czas pracy Komisji na określony czas.

§ 15.

1. Przewodniczący Komisji informuje wszystkich członków Komisji o zwołaniu posiedzenia Komisji wskazując możliwy najbliższy termin i miejsce posiedzenia Komisji.
2. Komisja pracuje na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji stosownie do potrzeb prowadzonego postępowania.
3. Komisja ma obowiązek wszechstronnego, rzetelnego i obiektywnego wyjaśnienia wszelkich okoliczności wskazanych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz obiektywnej oceny zasadności zgłoszenia zewnętrznego.
4. Czynności Komisji są protokołowane. Protokoły podpisywane są przez wszystkie osoby uczestniczące w czynności.
5. Uczestnictwo członka Komisji w jej posiedzeniach jest traktowane na równi z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych.
6. Dopuszcza się częściowe prowadzenie prac Komisji w sposób zdalny, z wykorzystaniem sieci Internet, za pośrednictwem aplikacji przyjętych i stosowanych w WIOŚ, zapewniających bezpieczny przekaz obrazu i dźwięku.

§ 16.

1. Po zakończeniu prac Komisja sporządza i przekazuje DWIOŚ raport końcowy, który powinien w szczególności zawierać:
   1. datę i miejsce sporządzenia raportu oraz imiona i nazwiska członków Komisji;
   2. opis zarzucanego w zgłoszeniu zewnętrznym naruszenia prawa;
   3. informację o dowodach zgromadzonych podczas prac Komisji;
   4. opis stanu faktycznego ustalonego przez Komisję;
   5. ocenę zasadności zgłoszenia zewnętrznego;
   6. wnioski i rekomendacje Komisji, dotyczące w szczególności:
      1. dalszego postępowania na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów,
      2. działań naprawczych, jakie należy podjąć w celu skutecznego wyeliminowania potwierdzonego naruszenia prawa.
2. Komisja głosuje nad oceną zasadności, wnioskami lub propozycjami działań naprawczych zawartych w raporcie końcowym i przyjmuje raport końcowy zwykłą większością głosów.
3. Z głosowania, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół.
4. Członkowie Komisji podpisują raport końcowy.
5. Członek Komisji, który zamierza złożyć zdanie odrębne do raportu końcowego, czyni o tym odpowiedni dopisek przy swoim podpisie. Uzasadnienie zdania odrębnego sporządza się w terminie 7 dni od dnia głosowania. Zdanie odrębne dołącza się do raportu końcowego jako jego załącznik.
6. Przewodniczący Komisji przekazuje DWIOŚ raport końcowy wraz ze zdaniem odrębnym, o ile zostało ono sporządzone, niezwłocznie po otrzymaniu tych dokumentów.

§ 17.

DWIOŚ, w terminie nie później niż 30 dni od otrzymania raportu końcowego, podejmuje decyzję, w szczególności o:

1. zakończeniu postępowania i zamknięciu sprawy w przypadku braku potwierdzenia prawdziwości okoliczności zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym;
2. zawiadomieniu organów ścigania, gdy Komisja potwierdziła okoliczności zgłoszenia zewnętrznego wskazujące na możliwość popełnienia przestępstwa;
3. podjęciu działań zmierzających do skutecznego wyeliminowania stwierdzonych naruszeń prawa.

§ 18.

1. Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.
3. Koordynator informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

§ 19.

1. Nie można wobec sygnalisty podejmować działań odwetowych w rozumieniu ustawy.
2. Sygnalistów poucza się o treści art. 6 ustawy oraz o zakresie odpowiedzialności odszkodowawczej.

§ 20.

W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 21.

1. Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
   1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
   2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3. Koordynator oraz inne osoby, upoważnione do realizowania zadań określonych w ustawie, są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
4. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
5. Upoważnieni pracownicy WIOŚ, o których mowa w ust. 3, przechodzą szkolenia w zakresie, o którym mowa w ustawie.

§ 22.

1. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika WIOŚ pracownik ten jest obowiązany do:
   1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia Koordynatorowi - bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte zgodnie z procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

§ 23.

1. Koordynator za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:
   1. liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
   2. liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
   3. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile WIOŚ posiada te dane.
2. Dane statystyczne, o których mowa w ust. 1, nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, DWIOŚ przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
4. Koordynator umieszcza na stronie WIOŚ w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:
   1. danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
   2. warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
   3. trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
   4. terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
   5. zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
   6. zasadach przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39);
   7. charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
   8. środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
   9. warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności, zgodnie z art. 16 ustawy;
   10. zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
   11. danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.

§ 24.

1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z RODO i innymi przepisami odnoszącymi się do ochrony danych osobowych.
2. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby Procedury dotyczy:
   1. sygnalistów;
   2. osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne;
   3. osób, których dane wskazane zostały w zgłoszeniu zewnętrznym;
   4. osób, które będą angażowane na potrzeby toczących się działań następczych, np. w charakterze osoby wysłuchiwanej.
3. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych jest tak zorganizowana, że uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem osobom nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz każdej innej osoby wskazanej w zgłoszeniu. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności za naruszenie ochrony danych osobowych pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego takiej odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić z wnioskiem o umorzenie takiego postępowania.
4. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez sąd lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy i organy ścigania, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne.
6. Przed dokonaniem ujawnienia DWIOŚ powiadamia o tym sygnalistę przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
7. Koordynator oraz członkowie Komisji, po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym, określonym w ustawie i w Procedurze. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia przez Koordynatora lub Komisję, że nie mają one znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia.
8. Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, w celu jego weryfikacji oraz podjęcia dalszych działań zgodnych z Procedurą lub ustawą można zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że sygnalista działał z naruszeniem Procedury albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
9. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych § 14 ust. 5 RODO albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
10. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo żądania od DWIOŚ:
    1. dostępu do danych,
    2. sprostowania danych,
    3. usunięcia danych,
    4. ograniczenia przetwarzania danych,
    5. przenoszenia danych.
11. W przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych można wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Całość dokumentacji z prac Komisji przechowywana jest przez Koordynatora i nie może być udostępniana osobom trzecim ani rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami, w których obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa.
13. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do WIOŚ lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
14. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 13, usuwa się dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem. Przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
15. Przepisu ust. 14 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych. W takim przypadku stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
16. Koordynator i Komisja uzyskują prawo do przetwarzania danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań, na podstawie pisemnego upoważnienia wydawanego przez DWIOŚ. Koordynator i członkowie Komisji składają pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Procedury oraz potwierdzają, że są świadomi ciążącego na nich obowiązku zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§ 25.

1. Mając na względzie doświadczenie w zakresie zgłoszeń zewnętrznych co najmniej raz na 3 lata DWIOŚ dokonuje przeglądu procedury zgłoszeń zewnętrznych dostosowując ją odpowiednio do wyników dokonanego przeglądu oraz doświadczenia własnego lub innych organów publicznych.
2. W sytuacji istotnych zmian prawnych lub organizacyjnych, w zakresie obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, Koordynator niezwłocznie zwraca się do DWIOŚ o dokonanie aktualizacji Procedury.
3. W sprawach nieuregulowanych Procedurą zastosowanie mają przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Załącznik do procedury:

1. formularz zgłoszenia